随着城镇化率的不断提高，城轨建设迎来黄金发展期。据中国城市轨道交通协会数据，2021年全年共完成建设投资5859.8亿元，在建项目的可研批复投资累计45553.5亿元，在建线路总长6096.4公里。
据《“十四五”现代综合交通运输体系发展规划》，城市轨道交通运营里程将达10000公里，平均每年新增680公里；城轨交通将从重建设逐渐转变为建设、运营并重，对轨道企业的档案建设提出了更高的要求。
一、量大用繁，轨道集团档案管理面临新挑战
城市轨道交通工程是一个庞大复杂的系统工程，涉及面广、项目投资大、建设周期长，所形成的档案数量庞大、类目众多、载体多样，来自数字化办公专业服务商：蓝凌的专家表示：虽然众多轨道集团的档案管理已初具体系，但也面临着众多挑战：
1、档案管理方式滞后：轨道项目从开工到运营一般需4～5年，这在一定程度上增加了竣工资料的收集整理难度，而传统档案管理以手工劳动为主，或是借助的信息化工具功能不足，导致竣工档案移交运营单位滞后，导致在运营线网、设备维护及给线路的管理工作等方面造成了一定影响。更有些轨道集团各部门以自己的方式在自己的职权范围内采集数据，同时只能查询、使用有限，形成一个个“信息孤岛”，造成资源闲置和浪费。
2、数字化平台支撑弱：虽然越来越多的轨道集团认识到信息化、数字化技术对档案管理的重要性，但旧有的系统在面对复杂场景时能力不足，例如不能更好地集成其它业务系统、满足不了集团档案复杂流程的E化、不能支撑更智能的档案库房、缺乏档案数据的有效利用等等，如何将存量档案与增量档案都纳入数字化平台进行统一管理，需要进行数字化升级。
3、档案员水平待提升：虽然轨道集团构建了档案管理组织，但档案专业人员在档案管理岗上占比较少，人员配备上不科学不完善。分公司兼职档案员专业不一，业务水平差距较大，导致出现部分材料在移交归档时，材料整理不规范，待移交材料保管场地不合格等问题，影响了运营档案管理的整体水平。档案人员的培训，也需要更便捷的工具来支撑。
蓝凌研究院专家认为，“纸数一体”“管细用好”是化解挑战、升级档案管理的“八字诀”。
二、“纸数一体”，升级万人轨道集团档案管理
在《城市轨道交通工程文件归档要求与档案分类规则》《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》等标准或制度的推动下，近些年轨道企业的信息化建设与水平已经大幅提升，从“纸”到“数”，到“纸数一体”正成为万人级大型轨道集团档案管理的新方向。
新一代的数字档案室平台，能满足轨道企业不同管理阶段需求，提供原生电子档案管理、传统载体档案管理和纸电混合管理的三位一体数字档案室整体解决方案。支持电子文件和电子档案两种收集方式：在线接收，直连业务系统；离线接收，批量导入多文件格式；符合《电子文件归档与电子档案管理规范》。
蓝凌专家表示：一体化还表现在能集成更多业务系统，可实现核心OA、合同管理系统、招采系统、工程管理等业务系统档案数据实时在线采集归档；基于格式化文本/XML/数据库的数据接口，可与第三方系统实现无缝对接，直接归档。
跟传统档案库房不一样，智能库房可根据空间大小量身定制密集架，提高档案空间存放量；结合专业的档案库房监控软件及设备：涉及温湿度、防电、防盗等监控，保障档案库房安全无隐患；提供档案室八防要求，使用方根据规章要求做好档案室配套设备的应用。
三、赋能档案“管细用好”，服务轨道建设运营
大型轨道集团一般制定了《集团档案管理办法》《工程档案管理办法》《集团文件材料归档范围和保管期限表》《集团档案分类编号实施办法》《归档文件整理规则》等规章制度，如何将其落地执行，确保“管得细、用得好”，在线化流程是一个必要的环节。
以蓝凌数字化档室平台为例，支持国家档案标准，确保档案从收集到整理到调用、处置的全周期流程管理；流程自定义，可根据不同类别档案管理要求设置相应管理流程，支持流程跟踪与回溯。
档案整理的分类环节，以前多依靠手工，现在的系统支撑多种分类，更有序。依据业务要求分别建立数据库，根据全宗归属、分类号、保管单位序号等规则排列档案，让电子档案呈现更有序。档案保存，多格式、多方式更可靠。
支持存储格式转换；可通过迁移、仿真、封装等助力长期保管；支持多方式电子档案备份；定期鉴定、销毁自动提醒；能快速生成移交电子档案信息包。支持多种检索方式；结果快速排序、自动摘要、命中词高亮反显；档案在线浏览支持常见格式，可按权限下载；借阅申请、审批、授权全流程管控。
轨道项目作为重大民生工程之一，对完善城市综合交通体系、拉动地区社会经济发展具有重要意义。作为轨道交通工程基础性工作的档案工作，通过进一步落地“纸数一体”“管细用好”，必将助力轨道建设、运营工作的高质量发展，创造更多的社会效益与经济效益。
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